Mesyuarat akan lebih berkesan dan produktif sekiranya dikendalikan dengan betul. Mesyuarat yang mempunyai agenda dan jangka masa yang telah ditetapkan akan membantu syarikat atau organisasi mencapai lebih banyak keputusan dalam tempoh masa yang singkat.
#1 – Persediaan awal
Langkah pertama untuk mengendalikan mesyuarat yang produktif adalah langkah persediaan awal dengan mengenalpasti objektif dan keputusan yang ingin dicapai dalam agenda yang ditetapkan. Sekiranya agenda telah ditetapkan lebih awal, setiap peserta tahu keputusan dan tindakan yang diinginkan dalam mesyuarat tersebut. Agenda yang berkesan adalah dengan memasukkan topik-topik beserta keterangan yang ingin dibincangkan dalam mesyuarat. Pastikan agenda mesyuarat diberikan awal kepada peserta supaya mereka diberi peluang untuk membuat persiapan awal sebelum mesyuarat bermula. Sediakan salinan tambahan agenda sekiranya ada peserta lain yang tidak dijangka akan hadir. Pastikan anda mempunyai salinan yang mencukupi untuk diedarkan semasa mesyuarat berjalan.
Selain itu, semua peralatan mesyuarat hendaklah disediakan terlebih dahulu termasuklah peralatan audio / visual seperti komputer riba, sambungan internet, monitor LCD atau LED dan mikrofon sekiranya perlu. Penganjur mesyuarat digalakkan untuk menyediakan minuman seperti kopi, teh atau kuih-muih kepada peserta.
#2 – Moderator yang berkesan
Setiap mesyuarat perlu mempunyai moderator bagi tujuan membantu memastikan mesyuarat berjalan dengan baik dan meneruskan perbincangan sekiranya terhenti pada satu topik tertentu. Setiap mesyuarat seharusnya mempunyai seorang sebagai pencatat minit mesyuarat. Ini akan membantu semua pihak mengkaji apa yang telah dibincangkan dan membolehkan yang lain mengetahui ringkasan perbincangan. Tugas ini boleh diberikan kepada penganjur atau peserta mesyuarat yang lain.
Sebelum membincangkan sesuatu agenda, sesi memperkenalkan diri boleh dilakukan supaya semua pihak saling mengenali antara satu sama lain. Apabila mesyuarat bermula, moderator harus membentangkan agenda mesyuarat terlebih dahulu agar setiap peserta mengetahui dengan lebih tepat tujuan mesyuarat dan tindakan yang perlu dilakukan selepas itu. Moderator juga perlu memberitahu lebih awal tempoh mesyuarat bagi memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar dan teratur.
#3 – Penglibatan semua pihak
Semasa mesyuarat berlangsung, semua pihak perlu mendengar pendapat setiap peserta mengenai sesuatu perkara. Mesyuarat menjadi lebih produktif jika semua pihak memberikan pendapat. Sekiranya tiada sesiapa menyumbangkan sebarang idea, moderator perlu menjalankan tugas dengan teknik brainstorming bagi membantu semua pihak membuat keputusan mengenai sesuatu topik. Fokus pada agenda supaya mesyuarat tidak terganggu dengan perkara-perkara lain. Sekiranya timbul topik baru dan memerlukan perbincangan lebih terperinci, minta pencatat minit mesyuarat memasukkan topik itu ke mesyuarat seterusnya supaya tidak menganggu tempoh masa yang ditetapkan.
#4 – Kata Penghargaan
Di akhir mesyuarat, pastikan mengucap terima kasih kepada semua yang hadir. Ini untuk memberikan penghargaan diatas pendapat dan sumbangan yang mereka beri dalam mesyuarat. Sedikit sebanyak ia akan membuatkan peserta rasa dihargai dan bukan hanya sekadar datang bermesyuarat. Jika ini adalah mesyuarat biasa, moderator perlu memberikan tarikh mesyuarat seterusnya dan pastikan ia adalah masa yang bersesuaian dengan semua orang. Setelah selesai, minta pencatat minit menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan kepada semua yang terlibat sama ada melalui e-mel atau medium lain.
Featured Image: Business photo created by senivpetro – www.freepik.com
