Purata tenaga kerja yang diambil untuk bermesyuarat adalah sebanyak 15 peratus. Angka ini semakin meningkat dari tahun ke tahun sejak 2008. Dan menyebabkan eksekutif kanan dalam sesebuah organisasi mensia-siakan masa dua hari dalam seminggu. Mesyuarat yang gagal memberikan apa-apa keputusan, matlamat atau tindakan yang berharga adalah satu pembaziran masa. Tetapi apa yang boleh dilakukan untuk menjadikan mesyuarat lebih bermakna dan produktif?.
Berikut adalah 7 tips yang boleh diikuti.
#1 – Memahami matlamat
Memetik kata-kata Mark Zuckerberg “Adakah saya melakukan perkara paling penting yang boleh saya lakukan?”
Petikan ayat ini menyimpulkan betapa pentingnya untuk menumpukan penetapan dan pencapaian matlamat walaupun pada hari-hari biasa. Dan ini adalah benar untuk mewujudkan pertemuan yang bermakna seperti yang ada di tempat kerja.
#2 – Bukan semua orang perlu dijemput
Apabila tujuan utama mesyuarat telah ditetapkan, hanya orang yang mempunyai pengetahuan, kepakaran dan pengalaman sahaja perlu dijemput. Pekerja yang tidak menepati kriteria perbincangan untuk menyumbang idea boleh menjadi bosan dan menyebabkan masa mereka dibazirkan sedangkan mereka boleh meneruskan kerja-kerja yang lain. Semua pihak yang diundang perlu dihantar agenda dan perkara utama perbincangan supaya mereka boleh mengambil masa mempertimbangkan idea-idea dan membuat persiapan sebelum mesyuarat bermula.
#3 – Lantik seorang moderator yang mahir
Melantik seseorang untuk bertindak sebagai moderator boleh membantu untuk memastikan perbincangan menjadi fokus dan tidak tersasar. Mereka yang dilantik boleh memastikan dan mengawal topik perbincangan yang sedang berjalan dari menjadi tidak relevan. Menjadi satu kelebihan, sekiranya moderator yang dilantik bersedia jika perbincangan berubah menjadi ‘sembang kedai kopi’. Mereka harus memahami objektif utama setiap mesyuarat dan membantu memberi inspirasi kepada penyelesaian untuk isu yang dibincangkan. Moderator boleh mengakhiri mesyuarat dengan mengingatkan dan mengedarkan nota perkara utama dan penyelesaian topik yang dibangkitkan.
#4 – Elakkan perbincangan yang tiada penyelesaian segera
Salah satu cara yang paling mudah untuk menangani isu perbincangan yang berpanjangan adalah dengan meminta isu tersebut dibincangkan pada sesi lain, untuk mengelakkan membuang masa yang lama. Ini mungkin disebabkan isu tersebut terlalu sukar untuk diselesaikan atau perlukan alat bantuan yang tiada di dalam bilik mesyuarat. Penyelesaian yang berkesan adalah dengan merakam semua butiran yang relevan dan menjemput mereka yang terlibat untuk bekerjasama secara dalam talian selepas mesyuarat. Dengan memindahkan perbincangan ke masa dan tempat yang sesuai boleh meningkatkan produktiviti mesyuarat.
#5 – Larangan peranti mudah alih
Mesyuarat akan lebih berkesan dan berharga sekiranya tiada peranti seperti telefon bimbit atau tablet. Walaupun kebanyakan dari kita merasakan telefon bimbit membantu meningkatkan produktiviti kerja, lebih baik sekiranya ditinggalkan di luar bilik mesyuarat. Bunyi deringan telefon atau getaran telefon boleh menyebabkan perhatian orang sekeliling terganggu. Beri arahan supaya telefon atau tablet ditinggalkan semasa mesyuarat berlangsung, hanya mereka yang mendapat kelulusan sahaja dibenarkan membawanya dengan tujuan untuk mencatat minit atau menyampaikan maklumat. Jika larangan ini dikuatkuasakan, perbincangan akan menjadi lebih fokus dan produktif.
#6 – Menetapkan masa mula dan tamat
Menetapkan jangka masa adalah cara mudah untuk mengelakkan mesyuarat mengambil masa yang lama. Semakin ramai yang terlibat maka semakin banyak masa kerja yang disia-siakan. Mereka yang bertanggungjawab mengatur jadual perlu menyemak perkara-perkara yang akan dibincangkan dan menentukan berapa lama masa yang diperlukan secara realistik. Sebagai contoh, tidak perlu masa selama dua jam untuk membincangkan berkaitan alat tulis dan hanya lima belas minit masa diambil untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan yang sepatutnya lebih penting. Sekurang-kurangnya seorang di dalam bilik mesyuarat harus bertanggungjawab untuk memantau dan mengingatkan tentang masa yang ditetapkan. Sebarang masalah yang tidak dapat diselesaikan boleh ditangani dalam mesyuarat susulan.
#7 – Penggulungan dan tindakan yang perlu diambil
Pada pengakhiran mesyuarat, penggulungan perlu dilakukan supaya peserta ingat semula perkara-perkara yang telah dibincangkan termasuk mana-mana tindakan yang perlu diambil perhatian juga tidak kira sama ada tindakan secara individu atau berkumpulan yang telah ditetapkan. Mengingatkan semua pihak yang terlibat dengan apa yang diharapkan memastikan mereka bersedia dengan langkah-langkah yang perlu diambil seterusnya. Dengan langkah ini memberikan peluang mereka bertanya atau mengakui apabila tidak pasti bagaimana untuk mencapai matlamat dan boleh mengelakkan kesilapan yang tidak sepatutnya berlaku. Setiap pihak juga perlu medium komunikasi dalam talian untuk membincangkan isu, berkongsi atau mengembangkan idea berkaitan topik yang dibincangkan dalam mesyuarat. Ini mungkin memberi inspirasi untuk hasil tindakan yang dijalankan.
Kesimpulan
Tips yang dikongsikan membolehkan anda bermesyuarat dalam keadaan bersiap sedia, memastikan perbincangan tidak tersasar dan memastikan semua pihak tahu tindakan yang akan diambil seterusnya. Dengan meningkatkan nilai mesyuarat dan mengurangkan masa yang sia-sia dapat memupuk pasukan yang lebih produktif. Perniagaan yang dijalankan akan mendapat manfaat dengan melakukan perancangan yang betul dan melaksanakan pendekatan yang lebih berstruktur jika mesyuarat dijalankan dalam jangka masa yang panjang.
Featured Image: Business photo created by yanalya – www.freepik.com
