Pengurusan fail adalah sangat penting untuk memastikan setiap dokumen perniagaan anda dalam keadaan selamat, boleh diakses dan tersedia ketika hendak digunakan. Amalan pengurusan ini akan membantu anda dalam menjalankan perniagaan dengan cara yang betul dan teratur.
Amalan Pengurusan Fail Setiap Perniagaan kecil Perlu Lakukan
Setiap perniagaan kecil tidak boleh mengelak dari membuat dokumen jualan, perbelanjaan, kertas kerja dan pengurusan fail. Menyimpan dokumen penting sama ada untuk operasi dalaman, rujukan pelanggan atau untuk pematuhan kerajaan, hanyalah sebahagian daripada proses menjalankan perniagaan.
Dahulu, tanpa mengira industri. Kabinet fail adalah item yang perlu ada disetiap pejabat. Kini, teknologi telah berkembang dan begitu juga dengan kaedah pengurusan dokumen. Pengurusan dokumen mungkin kelihatan mudah, namun ianya lebih dari itu.
Arkib Digital
Memahami bagaimana untuk membina dan mengekalkan arkib digital adalah sangat penting bagi memastikan dokumen anda selamat, boleh diakses dan mampu menampung keperluan perniagaan anda dikemudian hari.
Pengurusan dokumen umumnya boleh dipecah kepada tiga kategori:
- Digitalisasi
- Pengurusan
- Kolaborasi
Setiap satu kategori mewakili elemen penting dalam proses mencipta arkib penyimpanan fail yang penting, serta membantu memperkemas operasi perniagaan anda. Setiap kategori ini perlu diambil serius oleh usahawan.
Bagi melakukannya buat pertama kali. Penerangan dibawah ini boleh membantu memastikan anda melakukannya dengan betul.
#1 – Digitalisasi
Langkah pertama dalam mewujudkan arkib digital ialah dengan mengimbas dokumen atau mengimport rekod sedia ada ke dalam sebuah sistem berpusat seperti Sistem Pengurusan Dokumen.
Sistem Pengurusan Dokumen telah direka untuk menjadikan proses digitalisasi lebih mudah. Anda boleh menambah dan menguruskan arkib digital dengan rekod yang lengkap yang mampu memenuhi keperluan perniagaan anda.
Rekod boleh diimbas ketika diterima atau sedang diproses. Ia juga boleh dilakukan secara pukal mengikut jadual yang ditetapkan.
– Pengimejan Dokumen
Digitalisasi rekod fizikal bermula dengan proses yang dikenali sebagai pengimejan dokumen. Pengimejan biasanya melibatkan pengimbasan dokumen ke dalam perisian Sistem Pengurusan Dokumen.
Kebanyakan Sistem Pengurusan Dokumen menggunakan apa yang dikenali sebagai Pengecaman Aksara Optik atau dalam bahasa Inggeris Optical Character Recognition (OCR) untuk mengenal pasti dan mengindeks dokumen secara automatik berdasarkan teks yang diimbas.
Aplikasi OCR hari ini sangat canggih dan dapat mengesan teks bercetak dan bertulis tangan dengan tepat dalam peratusan yang tinggi. Kadar ketepatan setiap aplikasi bergantung pada kualiti dokumen yang dimasukkan ke dalam sistem. Sekiranya terdapat kotoran, atau imej yang kabur pada kertas, aplikasi mungkin mengambil masa yang lebih lama untuk mengimbas maklumat tersebut.
Walaupun kebanyakan proses digitalisasi dapat diautomasikan dengan cara ini, memastikan ketepatan adalah sangat penting. Oleh itu, untuk mendigitalisasikan arkib anda, langkah seterusnya ialah dengan mewujudkan sistem kawalan kualiti.
– Kawalan kualiti
Untuk memastikan dokumen anda direkodkan dengan betul, kebanyakkan Sistem Pengurusan Dokumen membolehkan anda menetapkan “kadar keyakinan tersuai” yang bermaksud, perisian hanya akan menerima fail yang memenuhi kriteria dalam linkungan kadar tersebut.
Sebagai contoh, jika perisian percaya ia telah merekodkan dokumen sebanyak 90 peratus dengan tepat, tetapi kadar keyakinan tersuai adalah 95 peratus, dokumen tersebut tidak akan diterima tanpa kelulusan dan proses perlu dilakukan semula secara manual.
Semua rekod yang didigitalisasikan mestilah dikaji dalam kawalan kualiti untuk ketepatan, integriti dan kesempurnaan. Ini boleh dilakukan sama ada ketika proses imbasan atau selepas dengan menyemak imej.
Juga perlu dipastikan tiada dawai kokot, klip kertas atau halangan lain dari kertas sebelum mengimbasnya ke dalam sistem.
#2 – Pengurusan
Sebaik sahaja anda telah mendigitalisasikan dokumen dan mengimport fail digital yang anda perlukan. Anda mesti menyusun untuk mendapatkannya semula dengan mudah. Arkib digital anda hanya berguna jika ia mudah dicapai. Sama seperti anda tidak mahu mencari dokumen dalam almari yang banyak.
Kebanyakan perisian Sistem Pengurusan Dokumen telah melakukannya untuk anda ketika proses mengimbas. Perisian akan mengenal pasti kata kunci dan elemen tertentu dalam dokumen. Dengan menambah set data, ia akan mengindeks dokumen anda secara automatik.
Walau bagaimanapun, untuk lebih teratur dan tepat, adalah lebih bijak untuk membezakan dokumen antara satu sama lain dengan menambah lebih banyak butiran dan set data secara manual.
– Storan
Anda mempunyai dua pilihan untuk menyimpan dokumen:
- Pelayan di premis
- Platform berasaskan awan (cloud)
Pelayan di premis memerlukan pelaburan awal dan sumber pengetahuan IT yang tinggi untuk kerja penyelenggaraan yang berterusan. Tetapi, ia memberi anda lebih banyak kawalan ke atas dokumen dan pemantauan keselamatan.
Platform berasaskan awan pula, mampu mengurangkan beban penyelenggaraan dan kosnya lebih murah. Tetapi, anda perlu memberi kepercayaan kepada pihak ketiga dalam menguruskan data anda, dan ia berpotensi mencipta risiko tambahan.
Kedua-dua pilihan adalah sesuai. Tetapi, penyedia pelayan berasaskan awan akan menyediakan fungsi sandaran (backup) diluar talian secara automatik. Fungsi ini menjadi faktor pilihan bagi kebanyakan syarikat. Kebanyakan peyedia pelayan awan diakui selamat dan sangat cekap.
Adalah penting untuk melakukan penyelidikan tentang penyedia simpanan awan dan memastikan ia memenuhi standard keselamatan anda. Adalah bijak untuk mengekalkan sandaran pemulihan anda sendiri untuk semua rekod dan sistem.
Proses sandaran ini boleh dilakukan dalam pelbagai cara. Seperti mempunyai pengimbas untuk mengimbas dan merekod arkib, menyimpan fail-fail penting di pelbagai lokasi, dan mewujudkan dasar dan amalan untuk mengimbas dokumen dan memastikan ia selamat sebagai amalan biasa.
– Keselamatan
Tahap keselamatan adalah sangat kritikal berbanding pemilihan storan. Arkib anda akan mengandungi semua dokumen perniagaan, termasuk yang paling sensitif. Oleh kerana terdapat insiden kekerapan kebocoran maklumat, ia harus menjadi keutamaan bagi memastikan arkib anda dalam keadaan selamat.
Apabila memilih aplikasi perisian, anda juga perlu menggunakan firewall yang boleh dikonfigurasi, menggunakan pelayan pengesahan akses dan menggunakan teknologi SSL. Anda juga harus mencari sistem yang menyediakan rekod yang komprehensif dan tidak boleh diubah setiap kali dokumen diakses.
Di samping itu, kebanyakan Sistem Pengurusan Dokumen dilengkapi dengan kawalan akses pengguna. Membolehkan pentadbir menentukan pengguna mana yang boleh mengakses, atau melihat fail tertentu yang disimpan dalam arkib. Ini membantu mengurangkan risiko keselamatan keatas maklumat sulit.
Adalah penting untuk menetapkan kawalan akses pengguna, terutamanya apabila beberapa jabatan menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen yang sama. Ini bagi memastikan data kewangan kekal dalam perakaunan, maklumat pekerja yang sensitif hanya boleh dilihat oleh pegawai sumber manusia dan sebagainya.
– Pengekalan
Memahami berapa lama anda harus mengekalkan dokumen tertentu membantu meningkatkan keselamatan dan membebaskan ruang storan. Sesetengah dokumen tidak perlu disimpan selama-lamanya, sementara yang lain cukup penting untuk dikekalkan.
Kebanyakan dokumen tidak boleh disimpan selamanya. Sebagai contoh, kebanyakkan organisasi kewangan mensarankan untuk menyimpan rekod kewangan selama tujuh tahun. Tetapi, apabila ia berkaitan dengan dokumen tertentu perniagaan, seperti kontrak pembekal dan rekod pesanan pelanggan, adalah menjadi kebiasaan untuk menyimpannya dengan lebih lama.
#3 – Kolaborasi
Akhir sekali, apabila arkib anda telah didigitalisasikan sepenuhnya dan bersedia untuk diakses. Pasukan anda perlu menyemak semula dokumen dengan cepat, tanpa membuat suntingan yang bercanggah. Sistem Pengurusan Dokumen terbaik mempunyai fungsi terbina bagi membantu pasukan berkolaborasi.
Sistem yang baik akan menjejaki versi semua kandungan, membolehkannya diakses serentak ke atas dokumen yang sama, dan memudahkan bekerjasama. Bagi aplikasi yang lebih kompleks, aliran kerja dapat menambah struktur dan ketepatan proses yang ditentukan melalui kelulusan, tandatangan, senarai semak dan peringatan.
Featured Image: Designed by Freepik
